10 dôležitých otázok o eKase

1. Aké sú výhody eKasy pre podnikateľov? 

Prvou z výhod je zníženie administratívnej záťaže, keďže väčšina úkonov prebieha online. Začať podnikať by malo byť teda o niečo jednoduchšie.

Odpadá povinnosť viesť na predajnom mieste knihu elektronickej registračnej pokladnice. eKasa pomôže so zabezpečením kompletného skladového hospodárstva, získaním štatistík predaja či s manažmentom stolov v prípade reštaurácií.

Vďaka hladkému prechodu medzi účtovnými dňami odpadá potreba každodennej uzávierky. Aj prehľadová a intervalová uzávierka sa robia len v prípade, že si ju vyžiadajú daniari alebo colníci.

Očakávať možno aj zníženie nákladov na prevádzku, pretože nie sú potrebné služby servisnej organizácie. V prípade potreby servisného zásahu sa niektoré problémy dajú vyriešiť aj vzdialeným prístupom bez nutnosti fyzickej prítomnosti technika.

2. Aké výhody prináša zavedenie eKasy pre zákazníkov?

Kupujúci si môžu overiť pokladničné doklady naskenovaním QR kódu na ňom cez aplikáciu Over doklad, ktorá je dostupná pre iOS aj Android zariadenia. Jednoduchšie tak tiež môže dokázať svoje výdavky v prípade rôznych reklamácií.

3. Aké pokuty hrozia podnikateľom v súvislosti s eKasou?

Sumy pokút za nepoužívanie eKasy, nevydávanie pokladničných dokladov alebo za neodoslanie dát do 48 hodín v prípade výpadku pripojenia k internetu sa pohybujú od 330 do 3300 eur. V prípade opakovaného porušenia sa môžu vyšplhať až na 20-tisíc eur, dokonca môže dôjsť až k odňatiu živnostenského oprávnenia.

4. Môže online registračná pokladnica alebo virtuálna registračná pokladnica fungovať aj bez internetu?

Virtuálna registračná pokladnica bez pripojenia na internet nefunguje vôbec. Pri online registračnej pokladnici treba pri výpadkoch internetu dáta z pokladnice odoslať do systému eKasa hneď po obnovení pripojenia alebo najneskôr do 48 hodín. 

V prípade, že na predajnom mieste nie je dostupný internet, musí podnikateľ ihneď podať žiadosť o povolenie odkladu zo zasielania údajov z online registračnej pokladnice do systému eKasa ktorémukoľvek daňovému úradu. Taktiež musí preukázať, že to tak naozaj je, napríklad potvrdením od operátora či dodávateľa internetu. Žiadosť sa podáva prostredníctvom elektronického formuláru v osobnej internetovej zóne na portáli finančnej správy. Podať ju je možné až po pridelení kódov danej pokladnice. Na základe žiadosti úrad podnikateľovi umožní až najviac 30-dňový odklad odoslania dát, uložených v chránenom dátovom úložisku online registračnej pokladnice. 

5. Čo robiť pri výpadku prúdu?

Najlepšou prevenciou proti problémom pri výpadkoch prúdu je zabezpečiť si pokladnicu s vymeniteľnou batériou, ktorá sa dá v prípade vybitia vymeniť. Ak podnikateľ takouto pokladnicou nedisponuje, pri výpadku môže pokračovať v predaji, len ak vypisuje papierové paragóny, ktoré následne pri odstránení výpadku zaeviduje do pokladnice. Ich kópie treba archivovať.

6. Čo všetko a ako dlho treba archivovať ?

Archivovať je potrebné všetky záznamy a zariadenia, súvisiace s používaním pokladnice. 

• Knihu musí podnikateľ archivovať 10 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom sa v nej spravil posledný záznam. 
• Fiškálnu pamäť a dátové médium s uloženými kontrolnými záznamami je povinný uchovať 5 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom mu ich odovzdala servisná organizácia.
• Chronologicky usporiadané kópie paragónov je potrebné ponechať si 5 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom vznikli.

7. Môže podnikateľ poslať zákazníkovi pokladničný doklad aj e-mailom?

Ak s tým kupujúci súhlasí a ešte pred vytlačením dokladu o to požiada, môže mu podnikateľ zaslať pokladničný doklad aj v elektronickej podobe. Takýmto spôsobom môže poslať len jeden originál pokladničného dokladu.

8. Treba v eKasa pokladnici evidovať aj vklad alebo výber hotovosti?

Ak podnikateľ vyberie z eKasa pokladnice hotovosť alebo do nej vloží hotovosť, ktorá nie je prijatou tržbou, je povinný vklad aj výber zaevidovať v systéme bez zbytočného odkladu. Doklady k takýmto operáciám nemusí vytlačiť.

9. Vzťahuje sa na platby evidované cez eKasu zákon o obmedzení platieb v hotovosti?

Zákon o obmedzení platieb v hotovosti nerozlišuje právny dôvod platby, a preto zákaz platby v hotovosti sa vzťahuje na akékoľvek platby vykonané v hotovosti nad povolený limit (5 000 eur), aj keď sú platby evidované v online alebo virtuálnej registračnej pokladnici (okrem výnimiek uvedených v spomínanom zákone).

10. Čo ak eKasu prestanete používať?

V prípade, že končíte s podnikaním a eKasu už potrebovať nebudete, musíte to písomne oznámiť na daňovom úrade do 3 pracovných dní. Ten zruší daňový kód vašej pokladnice. Následne požiadate servisnú organizáciu, aby sa postarala o všetky potrebné úkony, ktoré súvisia s ukončením prevádzky pokladnice. 

Formulár Oznámenie o ukončení používania pokladnice e-kasa klient nájdete na po prihlásení na portáli Finančnej správy medzi inými formulármi súvisiacimi s eKasou v kolónke Pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient.

Aj v prípade ukončenia podnikania myslite na povinnosť uchovávať dáta a kópie paragónov pre prípadnú kontrolu. 

Pozrite si aj ďalšie otázky o eKase, napríklad: Čo je to eKasa a od kedy ju treba mať?