Čo musím urobiť po zmenách v obchodnom registri

Podnikanie je veľmi dynamická činnosť a stav firmy sa jej musí neustále prispôsobovať. Napríklad zámer rozšíriť svoje podnikanie o nové činnosti si môže vyžadovať nové predmety podnikania, presťahovanie firmy sa zasa môže prejaviť v potrebe zmeniť adresu sídla firmy, nové priezvisko po sobáši by sa malo objaviť aj vo výpise z obchodného registra a podobne.

V tomto článku sa pozrieme na to, kam všade je potrebné nahlasovať zmeny vo firme po tom, čo k ním dôjde v obchodnom registri. Tiež vám ukážeme, kam zmeny nahlasovať netreba. Ešte pred tým si však urobme jasno v tom, ako zmeny v s.r.o. prebiehajú.

Ako fungujú zmeny v spoločnosti s ručením obmedzeným

Zjednodušene povedané, každá zmena v s.r.o. sa realizuje v troch krokoch:

1. Rozhodnutie o zmene

O zmene v spoločnosti musí najprv rozhodnúť ten, kto je na to podľa zákona oprávnený. V spoločnosti s ručením obmedzeným je to najvyšší orgán – valné zhromaždenie alebo jediný spoločník spoločnosti (v prípade  jednoosobovej s.r.o.). Pozrite si aj video o tom, ako funguje sro prípadne jednoosobová sro.

Pre úplnosť treba poznamenať, že o niektorých zmenách nie je potrebné rozhodovať, pretože sa udejú bez ohľadu na vôľu spoločnosti (napríklad pri zmenách v osobných údajoch konateľov). 

2. Zápis do obchodného registra

Takmer všetky zmeny v sro , o ktorých sa predtým v spoločnosti rozhodlo (ale aj zmeny v osobných údajoch, o ktorých spoločnosť nemusí rozhodovať) je následne konateľ povinný dať do 30 dní zapísať do obchodného registra. 

Chcem zmeny v s.r.o.

Tip: Zmenu občianskeho preukazu osoby zapísanej v sro (napríklad ako konateľ, konečný užívateľ výhod a podobne) už nie je potrebné nahlasovať do obchodného registra.

3. Nahlásenie zmien na iné úrady

Registráciou zmien v obchodnom registri sa byrokracia nekončí. O tom, že sa vo firme niečo zmenilo musí jej konateľ ešte informovať rôzne úrady, inštitúcie, prípadne obchodných partnerov. A práve o tom je tento článok. 

Ukážeme vám, kam všade treba alebo netreba nahlásiť zmeny v spoločnosti v roku 2024, ktoré boli práve zapísané do obchodného registra.

Kam nemusíte nahlasovať zmeny 

Najprv pár pozitívnych informácií. Po zápise zmien do obchodného registra nie je potrebné ďalej oznamovať zmeny týmto úradom:

1. Živnostenský register. Jednou z prvých automatizácií zo strany štátu bolo prepojenie obchodného registra so živnostenským registrom. Vďaka tomu nie je potrebné na živnostenský úrad oznamovať žiadnu zmenu, ktorá predtým prebehla v obchodnom registri.

Treba však dodať aj čosi ďalšie. Nie každá eseročka má v predmete podnikania iba činnosti, na ktoré vydáva oprávnenie živnostenský úrad (napríklad sprostredkovateľské služby, realitná činnosť, administratívne služby a podobne). Niektoré činnosti nie sú živnosťami a oprávnenie na ich prevádzkovanie vydávajú iné úrady alebo inštitúcie (napr. Národná banka Slovenska, vyššie územné celky, Dopravný úrad SR, profesijné komory a podobne). V týchto prípadoch je oznamovacia povinnosť voči inštitúcii, ktorá oprávnenie vydala zvyčajne nevyhnutná a určite odporúčame si ju iniciatívne overiť.

2. Daňový úrad. Všetky zmeny údajov, ktoré o firme vedie daňový úrad si Finančná správa SR zaeviduje automaticky a sama. Toto platí aj o správcoch miestnych daní, ktorými sú obce a mestá (napríklad pri dani za komunálny odpad, dani z nehnuteľnosti a podobne). Obchodný register a daniari sú už našťastie tiež prepojení, a preto nie je potrebné zmeny nahlasovať ani týmto inštitúciám.

Nebola by to však štátna správa, keby to fungovalo dokonale – aj tu totiž nájdeme výnimky, ktoré sa týkajú registračných pokladní a spotrebných daní, o ktorých píšeme nižšie.

3. Štatistický úrad. Ani tomuto úradu nie je potrebné oznamovať zmeny, ktoré prebehli v obchodnom registri. Toto však platí iba vtedy, ak súčasne so zmenou predmetov podnikania nemeníme aj svoje NACE. Ak potrebujete tento identifikátor zmeniť, je potrebné o to požiadať.

Kam musíte zmeny nahlásiť 

A teraz tá ťažšia disciplína. Zmeny v s.r.o. v roku 2024, po tom, čo ich zapíše obchodný register, musí konateľ oznámiť nasledovným úradom a inštitúciám. Pripravte si k tomu pre istotu aj výpis z obchodného registra.

1. Účtovníci. Vaša účtovníčka by mala o zmenách v s.r.o. vedieť ako prvá. Účtovné firmy zvyčajne vedia, čo majú robiť a čo, kedy a kam nahlasovať. Zodpovednosť však zostáva na konateľovi s.r.o., a preto by mal mať všetko pod kontrolou. 

2. Verejné poisťovne. Ak to neurobí účtovník namiesto podnikateľa, určite musí zmeny oznámiť Sociálnej poisťovni a zdravotným poisťovniam on sám. Táto povinnosť však platí iba v prípade, ak má spoločnosť zamestnancov, prípadne, ak má konateľ so spoločnosťou uzavretú zmluvu o výkone funkcie štatutárneho orgánu, prípadne inú podobnú zmluvu.

3. Registračná pokladňa. Hoci ide o záležitosť finančnej správy a v tomto článku sme už písali, že daniarom nie je potrebné oznamovať zmeny v sro, ktoré prebehli v obchodnom registri, pri online registračnej pokladni to neplatí. Podľa informácií z Finančnej správy SR, ak sa zmenilo niečo z toho, čo vaša online registračná pokladňa (ORP) tlačí na pokladničný blok, musíte to aktualizovať. O postupe sa poraďte so svojou účtovníčkou, poskytovateľom služieb ORP alebo zatelefonujte priamo na Finančnú správu SR. V prípade, ak používate virtuálnu registračnú pokladňu (VRP), zmeny prebehnú automaticky a vy nemusíte robiť nič ďalšie. 

4. Colný úrad. Aj toto by mali dokázať vybaviť dobrí účtovníci. Colnému úradu sa oznamujú zmeny, ktoré prebehli v obchodnom registri vtedy, keď sa firma venuje činnostiam, pri ktorých musí byť na colnom úrade registrovaná. 

Konkrétne, ak sa firma venuje exportu a importu z tretích krajín a má pridelené tzv. číslo EORI, musí zmeny nahlásiť podľa tohto postupu.

Z aktuálnych informácií od Finančnej správy SR vyplýva, že ak ste registrovaní pre spotrebné dane (napríklad pri predaji alkoholu, tabaku a pod.), je potrebné zmeny oznámiť elektronicky cez stránku Finančnej správy SR. V katalógu formulárov vyhľadajte všeobecné podanie “Podanie pre FS – Správa spotrebných daní” a zmenu jednoducho popíšte, bez potreby prikladania výpisu z obchodného registra.

5. Dopravný inšpektorát. Spoločnosť, ktorá je vlastníkom alebo držiteľom motorových vozidiel, musí oznámiť zmenu obchodného mena alebo adresy sídla aj tomuto úradu (iné zmeny, s výnimkou zmeny IČO, nie je potrebné inšpektorátu oznamovať). Vybaviť to môžete osobne na úrade alebo online. Poznamenávame, že oznámenie o zmene môže na úrade robiť iba vlastník, nie držiteľ vozidla – to znamená, že ak máte auto na leasing, zmenu oznámte leasingovej spoločnosti, ktorá to následne na úrade vybaví.

Ak sa na dopravný inšpektorát vyberiete osobne, odporúčame vopred sa objednať na konkrétny termín podľa tohto videonávodu. Zo sebou si radšej prineste aj výpis z obchodného registra v papierovej podobe. 

Ak sa rozhodnete ísť cestou online, vybaviť to môžete cez túto stránku. Postupujte takto: Životné udalosti – Technické preukazy – Žiadosť o výmenu osvedčenia, osvedčení o evidencii vozidla.

K nahláseniu zmien online musíte mať elektronický občiansky preukaz (eID) a veľkú dávku trpezlivosti. 

Ohlasovanie tejto zmeny aktuálne prebieha v dvoch krokoch:

a) Ako prvé je potrebné kontaktovať call centrum Ministerstva vnútra SR. E emailom (callcentrum@minv.sk) alebo telefonicky (0800222222) im oznámte zmenu sídla resp. obchodného mena, ktorá už prebehla v obchodnom registri. Nie je potrebné nič prikladať. Následne by vás mali kontaktovať späť a potvrdiť, že zmenu zaevidovali. 

b) Po tom, čo vám prijatie zmeny na callcentre potvrdia, môžete požiadať o vydanie nových dokladov k vozidlu. Je potrebné urobiť to v tomto poradí, pretože ak by ste vynechali prvý krok, vydali by vám síce nové osvedčenie, ale so starými údajmi. 

Doklady si môžete vyžiadať cez tento online formulár.

Ak sa vám nebude dariť, nevzdávajte sa a opäť sa obráťte callcentrum MVSR s prosbou o pomoc. Systém má údajne zatiaľ určité „muchy“, čo sa prejavuje aj pri obchodných spoločnostiach, kde žiadate nie za seba, ale ako štatutárny orgán za firmu (na strane správcu systému musia čosi v takých prípadoch manuálne nastaviť). Ak ste jediný konateľ v sro, pôjde to rýchlejšie. 

Pozor, najprv žiadajte vydanie veľkého (papierového) dokladu (nie vydanie malého, plastového techničáku). A ak máte viac vozidiel, robte to po jednom, celý proces osobitne pre každé auto – nepridávajte ďalšie vozidlo v tom istom formulári, hoci to systém umožňuje.

Po úspešnom odoslaní formuláru vám príde do osobnej schránky štatutárneho orgánu na stránke slovensko.sk oznámenie o prijatí žiadosti a správa o povinnosti zaplatiť poplatok 9 eur. Nezabudnite ho zaplatiť.

A ešte jedna súvisiaca rada: Zmenu dokladu musíte potom ešte oznámiť na poisťovňu, kde máte auto zákonne alebo havarijne poistené. 

Evidenčné čísla auta (ŠPZ) sa už zmenou sídla firmy nemenia. 

6. Kataster nehnuteľností. Údaje o firme, ktorá vlastní nehnuteľný majetok sú vedené aj v katastri nehnuteľností (napríklad obchodné meno, adresa sídla a IČO). Po zmene týchto údajov v obchodnom registri by podľa zákona mala firma zmeny oznámiť do 30 dní aj katastru nehnuteľností. A hoci sa na túto povinnosť neviaže žiadna sankcia, a preto to málokto urobí, nenahlásenie zmien v praxi následne spôsobuje zbytočné komplikácie pri preukazovaní svojho vlastníctva. Oznam možno urobiť poštou alebo elektronicky s eID cez portál kataster.skgeodesy.sk.

7. Zoznam hospodárskych subjektov. Ak je vaša firma ako dodávateľ verejného sektora zapísaná do zoznamu hospodárskych subjektov, je konateľ povinný do 30 dní nahlásiť zmeny v sro cestou Úradu pre verejné obstarávanie aj do tohto zoznamu. V prípade nesplnenia si tejto povinnosti hrozí sankcia 500 eur.

8. Register partnerov verejného sektora. Spoločnosti zapísané v registri partnerov verejného sektora by mali kontaktovať svojho registrátora, aby túto zmenu za nich vykonal. Sankcie za nesplnenie tejto povinnosti sú oveľa vyššie ako v predchádzajúcom bode.

9. Úrad priemyselného vlastníctva. Nezabudnite na aktualizáciu údajov v registroch priemyselných práv. Či už ide o ochranné známky, dizajny alebo patenty, údaje o firme by mali byť aktuálne aj v týchto registroch. Sankciu za nesplnenie tejto povinnosti síce zákon nepredpokladá avšak svoje práva duševného vlastníctva odporúčame udržiavať stále aktuálne.

10. Iné úrady. Na Slovensku sú aj ďalšie úrady a registre, ktorým môžu podnikatelia podliehať v závislosti od sektoru, v ktorom vyvíjajú svoje špecifické činnosti. Napríklad Environmentálny fond, Úrad jadrového dozoru, úrady práce, rôzne fondy pri poberaní dotácií, Úrad pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR a podobne). Konateľ spoločnosti by si mal byť tejto skutočnosti vedomý a po zápise zmien v obchodnom registri urobiť príslušné kroky voči týmto inštitúciám.

11. Banky. Nejde o štátne inštitúcie, ale netreba na ne zabúdať. Banky si zatiaľ samé nevedia vytiahnuť zmeny z obchodného registra. Dokonca to nepôjde ani bez predloženia aktuálneho výpisu z obchodného registra (v niektorých bankách stále neakceptujú ani elektronický dokument). Až na základe výpisu potom banky zmenu zaznamenajú. Návšteva banky s výpisom z obchodného registra v ruke bude nevyhnutná najmä pri zmene konateľa – práve on je totiž vždy oprávnený nakladať s bankovým účtom.

12. Súkromné poisťovne. Ak máte poistený majetok (napríklad poistenie prevádzky proti požiaru, vandalizmu a podobne) alebo zodpovednosť za škodu (napríklad povinné zmluvné poistenie pri automobiloch), určite oznámte zmeny firemných údajov týmto inštitúciám. Každá z nich má na to svoj osobitný proces.

13. Software. Po zmenách v s.r.o. myslite aj na rôzne aplikácie, weby a softvéry, v ktorých je vaša firma zaregistrovaná. Fakturačné programy a iné softvéry, ktoré vo firme používate, aktualizujte tiež. Môže ísť o prípady, kedy za ich služby a používanie platíte vy (napríklad Google, live chat na stránke), a teda vám vystavujú svoju dodávateľskú faktúru s vašimi firemnými údajmi ale aj o prípady, kedy tieto nástroje používate na vystavovanie vašich dokladov a faktúr pre odberateľov (napríklad Superfaktúra). 

Nezabudnite zmeniť údaje aj na svojej vlastnej webstránke, prípadne v Google maps. Ak máte na firmu registrované aj domény, prípadne hosting, zmente si fakturačné údaje aj u poskytovateľa týchto služieb. Faktúry za tieto služby sa zvyčajne vystavujú raz ročne.

Odporúčania

Obchodní partneri a súkromný sektor. Vaši partneri sa o zmene vašich údajov v obchodnom registri bez vás nedozvedia. Nebudú tak vedieť, že na faktúrach pre vás by mali uvádzať nové údaje  vašej firmy (napríklad adresa sídla). Povinnosť oznamovať zmeny svojmu partnerovi často vychádza aj zo vzájomných zmluvných vzťahov. Nie vždy je potrebné robiť aj dodatky k existujúcim zmluvám, avšak radšej sa poraďte s advokátom.

Buďte dôslední: Obchodními partnermi nie sú len vaši dodávatelia alebo odberatelia, ale môžu to byť aj bezplatné služby, napríklad katalógy, do ktorých ste si firmu zaregistrovali. Zamyslite sa aj nad tým, u koho máte uvedené vaše fakturačné údaje, ale využívate ho na báze dlhšieho časového rozlíšenia (napríklad eshopy s knihami, ktoré si objednávate z času na čas,  predplatné časopisov, ktoré si obnovujete raz za rok a podobne).

Aby ste mali veci pod kontrolou, ako prvé si od vašej účtovníčky vyžiadajte zoznam všetkých dodávateľov a odberateľov. Následne si vytvorte vlastný zoznam a postupne si doň pridávajte partnerov, ktorí sa medzi dodávateľmi a odberateľmi nenachádzali a spomenuli ste si na nich neskôr. Súčasne si v zozname vyznačujte tých, ktorým ste už zmenu oznámili. Budete v tom mať poriadok a na nikoho nezabudnete.

Chcem zmeny v s.r.o.